FROHME – Printemps/Été 2023

> Les défis d’instaurer une expertise et une relève dans les OSBL-H

Depuis plusieurs mois, la FROHME constate que ses services de soutien à la gestion des organismes sont de plus en plus demandés. Si la Fédération se réjouit que son expertise soit reconnue et que les OSBL d’habitation développent le réflexe de la contacter, elle constate fort malheureusement que les demandes de soutien surviennent alors que les organismes se retrouvent dans des situations critiques.

En effet, il suffit bien souvent du départ d’administrateurs ou de gestionnaires inexpérimentés ou incompétents, pourtant pleins de bonne volonté, pour découvrir une série de lacunes graves qui auraient dû être décelées il y a plusieurs années. Au tableau récent : des assemblées générales jamais convoquées, des états financiers non produits depuis plusieurs années, un cadre budgétaire non respecté, une absence de contrôle financier, et plusieurs situations de conflits d’intérêts, par exemple avec des membres de la famille, etc.

Dans plusieurs organismes, une seule personne peut cumuler plusieurs tâches essentielles et un départ précipité ou mal préparé (maladie, décès, déménagement, démission) peut s’avérer fatal pour les OSBL d’habitation.

Les organismes qui demandent de l’aide de la FROHME souhaitent bien souvent que cette situation soit temporaire et, à cet égard, ils se frappent aux défis de recrutement, mais aussi de consolidation ou d’administration de la relève, tant du côté du personnel que des administrateurs.

Au surplus des problèmes plus aigus qui surviennent souvent avant qu’ils ne contactent la FROHME, les OSBL d’habitation font aussi face à différents obstacles : enjeux de santé des bénévoles plus âgés, surcharge de travail, lourdeur administrative, peur de l’imputabilité ou de devoir gérer des situations conflictuelles, méconnaissance des technologies, manque d’encadrement, etc.

> Pistes de solutions

Se former, s’informer, rester aux aguets des nouveautés du domaine de l’habitation

Employés comme bénévoles devraient pouvoir évoluer dans l’organisme et assurer sa bonne santé en suivant un plan de formation; celui-ci mentionnerait, annuellement, des formations à suivre pour mieux accomplir son mandat.

Pour formaliser le processus, il est possible d’inscrire au sein des règlements généraux, par exemple, une condition selon laquelle tous les nouveaux administrateurs doivent obligatoirement suivre une formation sur les rôles et responsabilités du conseil d’administration en début de mandat.

À la FROHME comme au RQOH, la qualité et la quantité de formations se sont bonifiées avec les années. Le calendrier de la Fédération, diversifié, est offert gracieusement aux membres et concerne les bénévoles, les administrateurs et les gestionnaires.

Depuis deux ans, des cafés-formations virtuels sont offerts mensuellement, et chaque année, de nouveaux thèmes s’ajoutent à nos catalogues. Ces formations sont également offertes de manière personnalisée, aux groupes qui en font la demande.

En dehors des moments prévus de formation, les membres et les gestionnaires ne doivent jamais hésiter à contacter leur fédération s’ils ont des doutes sur les applications des lois et des règlements, sur certaines pratiques administratives, sur la conformité de leurs politiques et règlements ou, encore, lorsqu’ils vivent des situations particulières ou difficiles.

S’occuper des membres et des employés, en amont comme en aval

Les OSBL d’habitation dûment incorporés qui ne sont pas propriétaires, mais qui ont reçu une réservation d’unité de la Société d’habitation du Québec ou qui ont signé une promesse d’achat en Montérégie et en Estrie peuvent devenir des membres en développement à la FROHME. Ils accèdent ainsi à des services avant la construction ou la prise de possession des lieux par des locataires ou des résidents.

Cette prise en charge en amont, quoique marginale (5 % des membres), permet d’outiller le premier conseil d’administration, et parfois, les premiers employés, pour favoriser leur autonomisation dans la bonne marche des activités. À l’inverse, et quand cela est possible, une rencontre de fermeture devrait se tenir avec tout membre qui choisirait de quitter la FROHME.

Dans les milieux, le fonctionnement devrait être similaire : chaque personne qui commence son intégration ou son implication devrait pouvoir être outillée avant de commencer à exercer son rôle réel; en participant à des formations, en assistant comme observatrice au conseil d’administration dans les milieux où cela est permis, etc.

Chaque personne qui délaisse un poste d’administrateur ou d’employé devrait également être rencontrée, et ce, afin de tenter de retracer des éléments de sa mémoire historique et organisationnelle, mais aussi, de connaître les forces et les faiblesses de l’organisme et les défis qui se sont imposés à elle lors de son mandat. Cette discussion, entre membres du conseil d’administration ou entre la personne et la direction, permet également de rappeler les règles qui prévalent après la sortie des administrateurs ou des employés de l’OSBL d’habitation, ne serait-ce qu’au plan de la confidentialité.

Ces mesures, couplées à des moments de reconnaissance du travail abattu par les équipes et les conseils d’administration, pourraient, au fil des ans, améliorer le sort de bon nombre d’organismes.

Martine Boyer
Responsable des communications et de la vie associative de la FROHME